Dietro la gestione di ogni ordine c'è un lavoro di coordinamento che coinvolge diverse funzioni aziendali, dalla produzione al controllo qualità, fino al magazzino e alla logistica.
In Sanmiro, il back office commerciale svolge un ruolo fondamentale nel garantire un servizio efficiente e puntuale, mantenendo un contatto costante con i clienti italiani ed esteri e contribuendo a rispondere alle loro esigenze quotidiane.
Ne parliamo con Chiara Valsecchi, che ci racconta le principali attività del suo ruolo, l'importanza della collaborazione tra reparti e le competenze necessarie per affrontare le sfide di ogni giorno.
Chiara, partiamo dal tuo ruolo: di cosa ti occupi quotidianamente in Sanmiro e quali sono le tue principali responsabilità?
In Sanmiro mi occupo dell'area commerciale e, insieme a Daniele Valsecchi, Sales & Business Development dell’azienda, seguo la gestione degli ordini in tutte le loro fasi, dall'inserimento fino alla spedizione della merce, assicurandomi che ogni passaggio venga gestito in modo corretto ed efficiente.
Per farlo collaboro quotidianamente con i diversi reparti aziendali, in particolare con produzione e magazzino, e mantengo un contatto costante con i trasportatori per organizzare al meglio ritiri e consegne.
Per la clientela estera seguo inoltre le procedure legate all'export, occupandomi della predisposizione di dichiarazioni, certificati e documenti doganali necessari per garantire spedizioni conformi alle normative. Mi occupo anche della fase documentale successiva alla spedizione, assicurandomi che tutti i documenti vengano recapitati correttamente ai clienti, nel rispetto delle procedure concordate.
Il back office commerciale rappresenta un importante punto di contatto tra l'azienda e i suoi clienti. Quali sono le richieste che gestisci più frequentemente e quali aspetti ritieni fondamentali per costruire un rapporto di fiducia?
Le richieste che gestisco variano molto in base al mercato di riferimento.
Con i clienti italiani l'operatività è generalmente più diretta e legata alle esigenze quotidiane: dalla gestione di documenti smarriti alle richieste urgenti di anticipo delle spedizioni, fino al coordinamento con i trasportatori in caso di ritardi o alla risoluzione di eventuali problematiche sulla merce.
Con la clientela estera, invece, assume maggiore importanza la componente burocratica e documentale. Oltre alla gestione logistica, è fondamentale curare ogni dettaglio relativo a dichiarazioni, certificati d'origine e specifiche richieste di conformità dei diversi Paesi o clienti.
In entrambi i casi, credo che gli elementi fondamentali per costruire un rapporto di fiducia siano la precisione e la flessibilità, unite alla capacità di offrire un'assistenza personalizzata.
Dietro ogni ordine c'è un lavoro di coordinamento tra diverse funzioni aziendali. Con quali reparti ti confronti maggiormente e quanto è importante questa collaborazione per garantire un servizio efficiente?
Nel mio ruolo mi interfaccio quotidianamente con praticamente tutti i reparti aziendali, perché sono convinta che un coordinamento costante sia fondamentale per gestire gli ordini senza intoppi.
Mi confronto innanzitutto con la produzione, sia per lo stampaggio sia per la fresatura dell'alluminio. Questo dialogo continuo mi permette di monitorare lo stato di avanzamento delle lavorazioni, individuare eventuali criticità e riorganizzare rapidamente le priorità quando si presenta un ordine urgente. Avere una panoramica aggiornata è essenziale per giocare d'anticipo ed evitare che un rallentamento abbia ripercussioni sul cliente.
Un altro interlocutore fondamentale è il Controllo Qualità, con cui collaboriamo sia per verificare le lavorazioni esterne prima dell'imballaggio e della spedizione, sia per gestire eventuali segnalazioni dei clienti, analizzando le problematiche e individuando tempestivamente le soluzioni.
Infine, c'è il magazzino, con cui sono in costante contatto per verificare la disponibilità dei materiali a scorta, gestire richieste dell'ultimo minuto e coordinare le spedizioni.
Credo che una comunicazione fluida e immediata tra tutti questi reparti sia ciò che ci permette di essere flessibili, affrontare gli imprevisti e garantire ai clienti un servizio efficiente e puntuale.
Nel tuo lavoro possono presentarsi richieste particolari, urgenze o imprevisti. Come vengono affrontate queste situazioni e quali competenze ritieni più importanti per gestirle al meglio?
Le urgenze e le richieste particolari fanno parte del mio lavoro quotidiano. Quando si presenta un imprevisto, cerco prima di tutto di analizzare la situazione con calma, comprenderne l'impatto sulla pianificazione e individuare la strada migliore da seguire.
In questi momenti è fondamentale la collaborazione con Daniele e Barbara Valsecchi, Export Manager di Sanmiro: grazie alla loro esperienza possiamo confrontarci, valutare le diverse opzioni e trovare la soluzione più adatta, sia per la nostra organizzazione interna sia per il cliente.
Una volta definito come procedere, mi coordino con i reparti interessati per riorganizzare le priorità, mantenendo sempre una comunicazione chiara e trasparente con il cliente.
Credo che le competenze più importanti siano la capacità di collaborare e fare squadra, la flessibilità e il problem solving, ma anche la capacità di comunicare in modo tempestivo ed efficace. Sono tutti elementi indispensabili per affrontare gli imprevisti senza perdere di vista le esigenze del cliente.
Guardando alla tua esperienza in Sanmiro, qual è l'aspetto del tuo lavoro che ti dà maggiore soddisfazione e che, secondo te, contribuisce a fare la differenza per i clienti?
L'aspetto che mi dà maggiore soddisfazione è riuscire a essere un punto di riferimento affidabile, sia per i colleghi sia per i clienti, portando a termine con successo ogni ordine anche quando si presentano difficoltà o urgenze dell'ultimo minuto.
Vedere che, grazie al lavoro di squadra e al confronto con i colleghi, riusciamo a superare un imprevisto e a rispettare i tempi di consegna è ciò che rende il mio lavoro stimolante ogni giorno.
Credo che ciò che fa davvero la differenza per i clienti sia sapere di potersi fidare di noi, non soltanto per la qualità del prodotto, ma anche per la flessibilità, la trasparenza e la capacità di trovare soluzioni.
Percepire questa fiducia e la stima da parte dei clienti è, per me, la gratificazione più grande.
